A kis- és középvállalkozások számára jelentős kihívás a kiszámíthatatlanul változó környezetben történő működés. A versenypiaci viszonyok gyakran olyan szemléletet követelnek meg, amelyben a munkatársak nem csupán részterületekért, hanem az egész szervezet működését behálózó folyamatokért felelősek.
A szervezetoptimalizálás alapvető feltétele az üzleti folyamatok újjászervezése, amelynek fókuszpontját a vásárlói elégedettség jelenti. A vállalkozások kiemelt feladata az alkalmazkodóképességük javítása, amely közép- és hosszútávon a versenyképességük garanciája lehet. Ennek érdekében a felelősségi hatásköröket és döntési jogosultságokat úgy kell szervezni, hogy azok a folyamatok sikeres végbemenetelét szolgálják, ne pedig egyéni részfeladatokra korlátozódjanak.
A szervezetoptimalizálás alapját a folyamatelemzés biztosítja. Mindenekelőtt meg kell határozni az elemzésre váró folyamatokat és konvenciókat; ennek során meghatározásra kerülnek a felméréshez szükséges humán erőforrások és a határidők, illetve megtörténik a projekt ütemtervének véglegesítése.
Ezt követően a célfolyamatok meghatározása következik, amely magába foglalja a kritikus pontok megnevezését is; a döntési pontok, a kapcsolódó szervezeti egységek és munkakörök mellett a végrehajtandó tevékenységek pontos definiálása szükséges. Ezek fényében elkészíthetők az úgynevezett ügyviteli folyamatmodellek.
A folyamatmodellek eszközt kínálnak a megoldási alternatívák kidolgozására. Ennek során kiemelt figyelmet kell biztosítani az ügyviteli folyamatrendszer hiányosságainak és belső ellentmondásainak felderítésére, illetve a megoldási lehetőségek kidolgozására. Kiemelt jelentőségű, hogy a megoldási javaslat a vállalkozás szervezeti, pénzügyi és informatikai környezetének maximális figyelembevétele mellett történjen.
A folyamatelemzésnek köszönhetően felderíthetők a kritikus kapcsolódási pontokkal rendelkező üzleti folyamatok, új működési struktúrák határozhatók meg, illetve meghonosíthatók azok a módszerek, amelyek a dolgozók fejlesztésének köszönhetően a vállalat folyamatainak sikerességét segítik.
A sikeres szervezetoptimalizálás lehetőséget kínál a versenyképesség javítására, illetve az alkalmazkodási képesség növelésére.
